仕事に役立つ「英文ビジネスメールの作成」について、ちょっとした豆知識？ルールをご紹介します！
簡単に言えば、英文ビジネスメールは下記の項目で構成されます。
宛先：メールアドレス
件名：簡潔に、要点をわかり易く書く
受取人名：フォーマルでは、会社住所等も含む
頭語：日本語で言う、「拝啓」／Dear Mr.(Ms)○○など
前文：簡単な挨拶や、訪問の御礼
本文：出来るだけ、簡潔に短く
末文：要件に関する補足や、謝辞
結語：日本語で言う、「敬具」／Sincerely,など
差出人名：署名
さて、今回は4つめの「頭語」についてです。
英文ビジネスメールというと毎回必ずMr. やMs. をつけている人をみかけます。ですが、英語圏ではビジネスの場であってもファーストネームで呼び合う事が多いです。何度かやりとりをして顔見知り、そしてある程度立場が同じような人であればファーストネームで呼び合う方が自然な場合が多いです。
では、メールでしかやり取りをしていないお相手とは、いつの段階からMr. やMs. を外しても大丈夫なのでしょうか？
Mr. Ms. はもしお相手が相手より目下にあたる場合には、相手がMs. Ms. を外してメールをしてくるまで待った方が良いです。
それでは、あなたの立場が上の時の場合ですが、1度目2度目は Dear Mr. ◯◯. 繰り返しやり取りをする間柄なのであれば、3度目のメールからはファーストネームで Dear ◯◯. としても大丈夫です。また、社内メールや立場が同等の人なのであれば、もう少し崩して Hello ◯◯. としてもOKです。
むしろよくやり取りをする間柄なら、毎回Dearをつけてメールをするのも形式張っていて自然ではありません。
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こういった小さなところも異文化間で良い関係性を築くために大切ですね。